Vấn đề đóng gói tài liệu khi chuyển xang văn phòng mới

Trước khi chuyển xang văn phòng dù doanh nghiệp bạn tự chuyển hay thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì bạn cũng lên cho mình một kế hoạch vận chuyển. Điều này vừa giúp bạn hoạch tính được chi phí vừa quản lý được các công việc mà bên dịch vụ vận chuyển văn phòng sẽ làm.

Hơn thế nữa khi công ty của bạn có rất nhiều tài liệu, ở các phòng ban khác nhau thì bên dịch vụ vận tải họ cũng thể biết được các loại giấy tờ đó phải xắp xếp thế nào cho hợp lý để khi xang văn phòng mới, nhân viên của bạn không phải bới lộn lên.

Bạn nên có danh sách sắp xếp, phân loại giấy tờ, tài liệu văn phòng

Việc đầu tiên mà bạn nên thực hiện trước khi sắp xếp phân loại tài liệu đó chính là lên kế hoạch về những công việc cần làm đối với những giấy tờ, sổ sách của công ty. Việc lên kế hoạch từ trước sẽ giúp bạn kiểm soát các công việc cần thực hiện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn, tránh việc xảy ra các sai sót phát sinh trong quá trình chuyển dọn văn phòng.

Bạn cần lưu ý, trong quá trình lên kế hoạch xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ sổ sách văn phòng, bạn cũng nên suy xét đến vấn đề ai sẽ chịu trách nhiệm cho các công việc này, việc phân chia từng người đảm nhiệm từng công việc sẽ tốt hơn việc bạn ôm đồm tất cả mọi thứ về mình, vừa mệt mỏi, tốn công sức mà hiệu quả chưa chắc đã được như mong muốn.

Giao công việc cụ thể cho từng nhân viên

Nên có một cuộc họp với các nhân viên trước khi chuyển văn phòng nói về cách thức xử lý tài liệu, giấy tờ văn phòng, bạn cần tiến hành giao công việc cụ thể cho từng người. Đầu tiên nên theo cách tài liêu của phòng ban nào hay tài liệu của cá nhân nào thì tự quản lý, sau đó mới đến các loại giấy tờ văn bản chung thì giao cho ai.

Mặc dù giao công việc cho từng người đảm nhiệm nhưng bạn cũng cần phải có sự thống nhất trong quá trình làm việc, tránh trường hợp mỗi người làm theo một kiểu, dễ gây thất lạc, mất mát giấy tờ, lại không hiệu quả.

Bạn nên thống nhất về cách đóng gói, sắp xếp tài liệu, cách đóng gói đồ đạc, ghi chú… làm sao để khi các nhân viên chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói Hà Nội đến vận chuyển các giấy tờ, sổ sách, tài liệu của công ty bạn có thể thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Ghi chú và dán mác cẩn thận lên từng thùng chứa tài liệu

Sau khi ký hợp đồng vận chuyển với công ty chuyển văn phòng. Bạn hãy yêu cầu phía công ty này giao cho số lượng bao nhiêu thùng giấy để đóng gói giấy tờ. Côgn việc đóng gói giấy tờ nên để cho nhân viên cty làm vì thứ nhất đó là những tài liệu, con số mà bạn không muốn lộ ra ngoài, thứ hai là việc này để quy trách nhiệm khi làm thất thoát tài liệu.

Việc lựa chọn các thùng chứa tài liệu, giấy tờ sổ sách văn phòng khá quan trọng, vì nếu bạn lựa chọn các thùng hộp carton quá cũ, có thể làm rách thùng, ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ, sổ sách chứa trong đó, nhất là nếu di chuyển vào ngày mưa gió thì càng dễ phát sinh nhiều vấn đề khó lường khác.

Do đó, tốt nhất sau khi đóng bọc cẩn thận giấy tờ, sổ sách vào thùng chứa, bạn hãy sử dụng màng co nilon để bọc thật kỹ các thùng chứa đồ này lại. Nếu công ty bạn có các thùng nhựa hoặc thùng chứa giấy tờ chuyên dụng để tài liệu thì càng tốt, và rất nên tận dụng các thùng chứa này. Đừng quên có ghi chú bên ngoài thùng để các nhân viên vận chuyển có thể dễ dàng chuyển các thùng đồ này đến đúng nơi, đúng chỗ.

Chọn loại hình vận tải phù hợp để chuyển tài liệu

Việc lựa chọn phương tiện để vận chuyển giấy tờ, sổ sách, tài liệu cũng rất quan trọng. Tốt nhất bạn nên thuê xe taxi tải có trọng tải phù hợp để chuyển đủ số lượng tài liệu, giấy tờ của công ty trong một lần, thay vì chuyển nhiều lần vừa tốn thời gian vừa tăng tỷ lệ thất lạc, mất mát đồ đạc không đáng có!

Bạn cũng nên cân nhắc thật kỹ việc sử dụng các phương tiện chuyển đồ như xe thương binh, xe ba gác… vì những loại xe này thường có thùng xe khá chật chội, lại không được che chắn đầy đủ nên khi trời mưa, thời tiết không thuận lợi rất dễ khiến các thùng tài liệu bị hư hỏng trong quá trình đi đường.

Trên đây là một số thông tin hướng dẫn cách xử lý tài liệu khi chuyển sang văn phòng mới mà công ty bạn có thể tham khảo và áp dụng để giải quyết các giấy tờ, sổ sách, tài liệu ở công ty được nhanh chóng, hiệu quả và an toàn nhất.

Khi có nhu cầu chuyển văn phòng trọn gói tại Hà Nội hãy gọi ngay cho chúng tôi Công ty Chuyển nhà 365 tại để được hỗ trợ nhanh chóng nhất cũng như tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí khi chuyển văn phòng.