Cách chuyển văn phòng từ A – Z không sợ thâm hụt ngân sách

1. Hãy tìm một vị trí thật tốt để chuyển văn phòng đến

Chuyển văn phòng thường là muốn chọn một nơi tốt hơn để ổn định công ty vì thế hãy chọn vị trí thật tốt để không phải chuyển nhiều lần. Đôi khi, nhiều người còn chưa biết tại sao nên chuyển văn phòng, đơn giản vì nó: chi phí sở hữu thấp hơn; tiếp cận gần hơn với nguồn lao động chất lượng; tiếp cận dễ dàng hơn với thị trường mục tiêu…

• Xem xét, cân nhắc thật kỹ những yêu cầu cho văn phòng mới và tốt nhất nên bàn bạc với giám đốc và đưa ra chính xác những yêu cầu của văn phòng mới. Đó là những yêu cầu như: không gian rộng hơn cho nhân viên, phòng họp lớn hơn,...
• Cần một người môi giới, vì người này sẽ giúp bạn tìm kiếm văn phòng và hoạt động như một người trung gian giữa bạn và công ty bất động sản.
• Thảo luận về các địa điểm với nhân viên và các bên liên quan bằng cách tham khảo ý kiến của họ. Đôi khi ý kiến của họ rất quan trọng vì đây là vấn đề lớn và nó ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Tốt nhất, hãy tổ chức một buổi họp với nhân viên, trình bày một vài địa điểm có khả năng, đưa ra các ưu và khuyết điểm của mỗi vị trí, kèm theo hình ảnh.
• Hãy làm việc với giám đốc để quyết định chi phí cho việc di chuyển và chắc chắn rằng bạn có thể đáp ứng nó. Chi phí chuyển văn phòng có thể gồm: chi phí di chuyển vật dụng, thuê dịch vụ chuyển văn phòng…

2. Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Giao việc cho từng nhân viên

Việc này nên thực hiện ít nhất 6 hoặc 12 tháng trước khi di chuyển nhất là với những văn phòng lớn hoặc văn phòng với số lượng nhân viên lớn. Hãy chọn ra một người chủ chốt đứng đầu hoặc điều hành đội chịu vận chuyển trong công ty.

Xác định hàng tồn kho

 Kiểm tra số lượng hàng tồn kho của công ty là việc nên làm vì nó sẽ không làm bị tổn thất. Ngoài ra, cần giải quyết số hàng đó và cơ sở vật chất của văn phòng hiện tại không dùng đến nữa. Đánh dấu những đồ không sử dụng để không vận chuyển đến văn phòng mới.

Lên thời gian biểu cho việc thuê xe tải di chuyển

Có một thời gian biểu cụ thể cho việc di chuyển với đội ngũ vận chuyển cũng là việc quan trọng. Hãy đưa ra ngày giờ cụ thể cho việc di chuyển nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng, và xem họ có thể đáp ứng thời gian này ko nhé.

Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới

Thời gian biểu cho việc di chuyển đã có tiếp theo bạn hãy bàn bạc với đội ngũ vận di chuyển trong nhân viên để xây dựng một kế hoạch bố trí văn phòng mới.

3. Tổ chức di chuyển đến văn phòng mới

Di chuyển trong thời gian phù hợp

Chọn thời gian di chuyển rất quan trọng và bạn sẽ phải mất một vài ngày với nó. Tuy nhiên, nên chọn di chuyển trong thời gian mà công việc kinh doanh diễn ra không quá bận rộn.

Thảo luận việc chuẩn bị với công ty dịch vụ 

Bất kỳ sự quyết định nào về thời gian vận chuyển cũng nên bàn bạc với công ty dịch vụ chuyển văn phòng để cuối cùng việc di chuyển được thuận tiện nhất. Ví dụ như bạn có những đồ đạc cần đóng gói cẩn thận khi di chuyển, có những đồ không cần chuyển…

Ưu tiên bộ phận IT

Bộ phận IT ở hầu hết các công ty là bộ phận quan trọng. Vì thế, khi chuyển đến văn phòng mới thì bộ phận IT sẽ được ưu tiên sắp xếp đầu tiên không gian làm việc mới để giúp cho công ty có thể hoạt động nhanh hơn. Và điều này cũng cần phải làm việc với bộ phận IT để sắp xếp việc nâng cấp thiết bị trước khi di dời để bộ phậm IT hoạt động hiệu quả trong không gian làm việc mới.

Sắp xếp bộ phận chủ lực trước

Đơn vị chủ chốt trong văn phòng nên được ưu tiên trước để công ty có thể đi vào hoạt động ngay. Đó có thể là nhân viên chủ chốt trong các bộ phận, hay bộ phận chính mà đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh như là bộ phận sản xuất.
Mua bảo hiểm cho việc vận chuyển

Cần có chính xác danh sách hàng tồn kho khi vận chuyển, vì thế hãy nói chuyện với công ty bảo hiểm trước về vấn đề này để biết được giá trị tài sản của công ty là bao nhiêu.

Sắp xếp đội ngũ dọn dẹp văn phòng cũ

Chuyển đến nơi mới nhưng nơi cũ phải được dọn dẹp sạch sẽ, vì thế hãy sắp xếp người dọn dẹp phòng cũ ngay sau khi chuyển đi. Có thể huy động nhân viên công ty hoặc thuê người dọn vệ sinh làm giúp.

Thông tin trên đây giúp bạn có kế hoạch chi tiết, cụ thể cho việc chuyển văn phòng mới của công ty. Hãy tìm cho mình dịch vụ chuyển văn phòng tốt nhất để công ty có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức. Dịch vụ Chuyển nhà 365 tự tin có thể mang đến sự hài lòng cho bạn.